営業マネジメントに関わる方は日々のメンバーの育成
が大変だと思います。
案件の進捗管理はもちろんのことトラブル対応や
モチベーション管理など様々だと思います。
報連相はいかがでしょうか。しっかりと連携は取れているでしょうか。
今回は社外はもちろんのこと社内でも使うメールの書き方に
ついてお伝えしていきます。
NGメールを無くして不要なトラブルを無くしましょう
始めての顧客への商談後にはお礼のメールを送るでしょう。
また、休眠顧客へアプローチする際にメールでアプローチしますよね。
例えば日常的な挨拶のメールで、
いつもお世話になっております。 ご無沙汰してしまい、申し訳ありません。
というメールが来たらいかがでしょうか。
「いつもお世話になっております。」
は仕事でいつも連絡を取り合う定番の挨拶なのに、
「ご無沙汰」
では矛盾しますよね。
様々なケースでのNGフレーズと定番フレーズを
紹介していきます
NGフレーズ例
以下NGなメールのフレーズとその理由です。
ご無沙汰している相手へ
「多忙のためご連絡を失念していました。」
「多忙のため」、というのが若干言い訳がましく感じませんか。
アポイントの依頼
「打ち合わせをしてもらえませんか。」
「してもらえませんか」という表現は、
少し押しつけがましく聞こえます。
アポイントの変更
「今週のお約束、リスケお願いします。」
「リスケ」はビジネス用語ですが、業界によって
ニュアンスが違ったりするのでこの場面で使うのは不適切です。
返事や仕事の催促
「お返事をお忘れではないでしょうか。」
相手が失念していると思われる場合でも、
このように書くのは失礼ですよね。
不快感を受けとめる
「不快なお気持ちはわかりますが～」
相手が不快感を伝えてきて時に、このように返して
しまったら関係の修復は難しいでしょう。
正解のメールのフレーズ例
ご無沙汰している相手へ
×「多忙のためご連絡を失念していました。」
〇「ご無沙汰しております」（シンプルに）
〇「すっかりご無沙汰してしまい、申し訳ございません。」
〇「その後、お変わりなくお過ごしでしょうか。」
（このような相手の安否の言葉をつなぐと暖かい印象になります。）
アポイントの依頼
×「打ち合わせをしてもらえませんか。」
〇「～の件に関し、一度打ち合わせていただきたく存じます。
来週あたりのご都合はいかがでしょうか。」
〇「〇月2日、3日、4日のいづれかの日に、1時間ほどお時間を
いただくことは可能でしょうか。」
（候補日が少ない場合は、明確に日時の案を選んでもらう。）
〇「厚かましいお願いで大変恐縮ですが、何とぞよろしくお願い申し上げます。」
（多忙な相手の時間を割いてもらうことへのお詫びや恐縮の言葉を入れるようにしましょう）
アポイントの変更
×「今週のお約束、リスケお願いします。」
〇「〇月〇日に予定いただいている打合わせですが、
勝手ながら日程の変更をお願いできればと思っております。」
（相手の意向を聞く文体にすると、やわらかい印象になります。）
〇「勝手なお願いで、たいへんご迷惑をおかけいたします。」
（アポイントの変更をお願いした後、お詫びも書き添えます。）
返事や仕事の催促
×「お返事をお忘れではないでしょうか。」
〇「〇月〇日に会議日程の件でメールをお送りいたしましたが、
届いておりますでしょうか？」
（実際に迷惑メールに分類されたり、サーバにはじかれる場合もあるのでこのように書きます。）
〇「〇日までにご回答をいただけるとのことでしたが、
ご検討の状況はいかがでしょうか。」
（進行状況をたずねる形で柔らかく催促する。）
〇「この1週間、ご返信がなく心配しております。
たいへん失礼ですが、〇〇課長にも同報させていたただきます。」
（相手から全く返信がない場合、なんらかの事故の可能性もあるので
相手の上司もCCに入れてメールを送るのも一つの方法です。）
不快感を受けとめる
×「不快なお気持ちはわかりますが～」
〇「私の説明が拙く、ご不快な思いをされましたこと、
誠に申し訳ありませんでした。」
(思いがけず相手を不快な思いにさせてしまった場合は、自分の拙さを謝罪する。)
〇「誤解を招く表現をしてしまい、たいへん申し訳ありませんでした。」
（このように書いて丁寧に説明する。）
まとめ
以上のように営業活動に拘わらず、社内やプロジェクト管理
で使えそうなメールのフレーズを紹介してきました。
普段使えるように自分に合ったテンプレートを用意しておけば
アクシデントが発生した際にも落ち着いて（いるように見える文面で）
対応することができます。
もちろん緊急の際はメールではなく、
電話や対面の方が良い場合もあります。
また、相手から厳しいメールが来ても
実際はそれほど怒っていないこともあります。
状況に応じて、今回紹介したようなメールのフレーズを使い分け、
思わぬところでの不信感を招くことがないよう参考にして下さい。
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