無駄な営業会議の短縮方法|お金のかからない働き方改革を考える②


「働き方改革」という言葉が流行っており、
ロボットを使った定型業務の自動化や、AIを用いて非定型業務の
定型化など多くの企業が取り組んでいると思います。

もちろんそのような取り組みは非常に重要でありますが、
今回は費用のかからない「働き方改革」への取り組みを
考えていきます。

前回に引き続き本コラムでは、間違った会議の進行方法や
その時の部下の心境を考えながら、有効な対処方法をお伝えしていきます。
(コラム「お金のかからない働き方を考える|無駄な会議の短縮方法①」)


社内会議での効率を高めて業務効率をアップ

経営層のみなさんや営業マネージャーのみなさんは
日々たくさんの会議に出席するでしょう。


その中で、もしかすると
「絶対に時間通りに終わらない会議」
「何も決まらない会議」
「自分がいる意味がわからない会議」

などの会議にも出席されているかもしれません。


このような営業会議にしない為にも課題を洗い出して
改善していかなければなりません。


それでは理想の会議とはどのようなものでしょうか。
おそらく以下のような状態でないでしょうか?

・時間通りに始まる
・会議の目的が明確
・不要な人がいない(必要な人だけいる)
・議論したいことが明確
・話が脱線しない
・「内職」している人がいない
・全員が活発に、建設的に発言している
・決まったことが明確で全員が理解している
・納得感がある
・しっかりと準備できている
・議論に必要な情報がそろっている
・時間通りに終わる


この中に必ずあてはまる項目があると思います。
理想の状態につなげる為には何を行えばよいでしょうか。

やってはいけない会議でのNGアクション


会議を円滑にしようと、問題に対して様々な施策を行おうと思いますが
実は裏目に出ているかもしれません。

問題4:会議が終わってもスッキリしない

(NGアクション)「じゃあ、そういうことで」と真っ先に部屋を出る
マネージャーのみなさん、議論が終わった途端に
すぐに部屋を出て行ってしまうことはないでしょうか。

<上司の心境>「なんとかまとまったな。あとはよろしく。」


<部下の心境>
「え?結局、今日は何が決まったんだっけ?モヤモヤするな。」


問題5:部下が意見を言うが的外れである。結論にも納得していない。

(NGアクション1)「部下が育つのを待つしかない」と諦める
部下の意見を汲んで良い案を作っていきたいが、
どうしても折り合いがつかずに諦めてしまうのでないでしょうか。


<上司の心境>
「筋が悪いな。能力が上がり、まともな意見が出るようになるまで待とう。」


<部下の心境>
「絶対におれに呆れているな。やる気無くなるなー。」


(NGアクション2)常に自分の意見が正しいと思う
「意見を言ってくるのはいいが、考えが浅い」と感じ
部下の意見をすぐに否定してしまうことはないでしょうか。


<上司の心境>
「会社の歴史や積み上げを全く理解しようとしていない。
正しい意見を教えてやる。」


<部下の心境>
「意見を言っても結局は上司の意見になる。しかも理由がよくわからない。」


うまく解決するための例

問題4、5の正しい対処法について説明していきます。


問題4.会議が終わってもスッキリしない

(正しい対処法)
・「決まったこととやるべきこと」を確認する
部下の記憶に頼って、全員が理解したと勘違いしてはいけません。
どんなに時間が無くても必ず実行してください。

場合によっては部下にも振って確認させてみましょう。

「Aさん、決まったこととやるべきことを確認してもらえますか?」


決まったことの確認は議論の流れを振り返りながらが有効です。
またやるべきことは「担当者と期限」も合わせて確認しましょう。

この作業が定着することで会議の納得感も高まります。


問題5.部下が意見を言うが的外れである。結論にも納得していない。

(正しい対処法)
・「なぜそう思うか?」を問う
発言の背景に目を向けてみましょう。


部下が意見を述べたら、上司はいきなり否定するのではなく、
「なぜ?」と問いかけて、そう考えた経緯や価値観を引き出してみましょう。


おかしな部分があれば上司の価値観や経験を話し、部下の考え方を
補正してあげましょう。

上司の意見をよく理解し、部下も納得しするでしょう。


まとめ

以上のように、理想の会議に近づけるために、問題点への
NGなアクションと、有効な対処方法について説明をしてきました。


問題4.会議が終わってもスッキリしない
(対処法)「決まったこととやるべきこと」を確認する


問題5.部下が意見を言うが的外れである。結論にも納得していない。
(対処法)「なぜそう思うか?」を問う


2つの問題に対してはそれぞれの対処法が有効かと思います。


マネージャーのみなさんは今回お伝えしたような改善方法を実践し、
是非理想的な会議に近づけてみてください。


AIやロボットの導入と異なり、これはお金のかからない働き方改革です。
業務改善だけでなく、体制や風土改善をし、質の高い働き方に
つなげていきましょう。



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